Hingga saat ini perkembangan pemanfaatan bahasa pemrograman komputer telah banyak digunakan untuk mendukung kinerja perusahaan ataupun organisasi yaitu yang dikenal dengan istilah Sistem Informasi, dengan menggabungkan fungsi aplikasi penyimpananan data dan informasi ( database ), teknologi jaringan ( networking ), penggunaan antarmuka yang efisien ( interface ), hingga fungsi manajemen perusahaan ( office mangement ).
Sistem informasi merupakan kebutuhan bagi organisasi baik organisasi yang bergerak di bidang jasa maupun produk. Penggunaan dan pengelolaan sistem informasi yang tepat sangat dibutuhkan karena organisasi membutuhkan informasi yang memiliki kualitas dan kehandalan yang tinggi bagi proses pengambilan keputusan di level manajemen.
Sumber daya manusia dan prosedur merupakan hal yang menentukan dalam sebuah organisasi pelayanan navigasi penerbangan merupakan salah satu komponen sangat penting bagi kemajuan organisasi. Setiap waktu terjadi penambahan kemampuan sumber daya manusia dan peningkatan keahlian sumber daya manusia tersebut. Informasi- informasi tersebut harus disimpan dan diolah dengan baik menjadi berbagai jenis data dan informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun manajemen. Perubahan ataupun pengembangan prosedur juga sering dilakukan demi meningkatkan pelayanan dan daya saing organisasi, informasi-informasi dan data tersebut selayaknya terdokumentasi dengan baik dan dapat disebarluaskan secara cepat dan efektif kepada seluruh elemen yang terlibat didalam organisasi.
Pada kondisi eksisting unit kerja penyelenggara pelayanan navigasi penerbangan proses pencatatan personil dan data- data terkait unit tersebut masih sering dilakukan per bagian ( sub sistem ) yang berdiri sendiri dengan menggunakan komputer ( stand alone ). Hal ini tentu saja membuat pelaporan dan analisis data masing-masing sub sistem harus dikerjakan secara mandiri dan tidak terintegrasi. Masalah muncul karena seringkali data disuatu sub sistem belum selesai dilaksanakan namun sudah harus dikerjakan oleh sub sistem yang lain, atau bahkan data yang diperlukan tidak dapat ditemukan. Sebagai contoh, data personil dan data catatan pelatihan ataupun diklat yang pernah diikuti oleh para personil disimpan dalam file data yang berbeda sehingga ketika pimpinan hendak melaporkan kebutuhan diklat personil yang dilaporkan tidak akurat dapat terjadi. Dalam kejadian diperlukannya laporan bulanan yang berisi data traffic yang dilayani, data personil serta kondisi peralatan penunjang diminta oleh manajemen memaksa setiap bagian untuk mengerjakannya secara bersama- sama hal ini membutuhkan waktu lama karena harus saling menunggu antara bagian pelaporan data traffic, data personil dan laporan dari teknisi mengenai kondisi peralatannya. Kondisi penyimpanan data secara manual oleh seseorang juga dapat menyebabkan terjadinya penumpukan data dan masuknya data secara berulangkali karena setiap personil yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menyimpan data akan melakukannya sesuai kemauan personil tersebut sehingga membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan data menjadi suatu laporan menjadi sangat lama dan untuk mengirimkan laporan tersebut kepada pihak-pihak terkait diperlukan waktu yang lama. Mengingat beberapa kelemahan sistem yang ada, perlu diimplementasikan sebuah sistem yang mampu mengatasi berbagai kelemahan sistem eksisting baik dari segi penyimpanan data dan informasi , integrasi sistem serta model pendistribusian informasi.
Keunggulan aplikasi di atas adalah efisiensi penyimpanan data, keakuratan data dan informasi serta cepat dalam penyampaian data dan informasi yang sangat mendukung kinerja para pimpinan dan atau seorang manajer di organisasi penyelenggara navigasi penerbangan dalam membuat suatu keputusan.
KONSEP PEMODELAN
Sebagai akibat dari perkembangan teknologi komputer dan bahasa pemrograman komputer yang berkembang pesat hingga saat ini telah banyak teknologi komputer dan bahasa pemrograman yang telah digunakan untuk mendukung kinerja organisasi atau perusahaan yang dikenal dengan istilah Sistem Informasi yaitu dengan menggabungkan fungsi aplikasi penyimpananan data dan informasi, teknologi jaringan, penggunaan antarmuka yang efisien ( interface ), hingga fungsi manajemen perusahaan ( office management ).
Pada kondisi saat ini penggunaan peralatan komputer pada unit kerja penyelenggara lalu lintas penerbangan masih terbatas pada penggunaan penyimpanan data secara sendiri- sendiri dengan kata lain belum terintegrasi antara satu data dengan data yang lain hal ini akan menjadikan proses ini akan terjadi secara berulang- ulang atau double entry data ketika setiap kali seseorang atau seorang pimpinan dalam unit tersebut melakukan penyimpanan data atau informasi sehingga membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Selain itu juga pada kondisi saat ini penyajian data berbentuk laporan yang biasanya diperbarui sebulan sekali akan menyebabkan data yang diinginkan tidak akurat atau kurang tepat sasaran sehingga menyebabkan seorang pimpinan atau manajer akan kesulitan dalam mengambil keputusan yang cepat. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan sebuah data menjadi informasi akan sangat lama dan pendistribusian penyajiannyapun akan membutuhkan waktu yang lama.
Dalam kondisi saat ini penyimpanan data dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Words ( Ms Words ) dan Microsoft Excel ( Ms Excel ) sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi peralatan komputer hanya menggantikan peralatan mesin ketik pada masa lalu, dan belum dapat dioptimalkan sebagai peralatan yang mampu memproses data maupun informasi yang lebih bermanfaat bagi operasional organisasi dan informasi internal elemen- elemen organisasi dan rencana strategis organisasi di masa kan datang.
Dari kondisi tersebut di atas, penulis mencoba melakukan analisa terhadap sistem penyimpanan data dan informasi pada unit penyelenggara navigasi penerbangan yang dijalani selama ini, kemudian merancang sebuah sistem informasi baru yang berlandaskan teknologi informasi office management guna mendukung penyimpanan dan atau pengaturan data dan informasi sehingga menjadi informasi yang sangat bermanfaat bagi para pimpinan/ manajer dalam menjalankan organisasi dan merencanakan pengembangan organisasi di masa akan datang.
1. Model Alur Informasi Eksisting
Pada kondisi sistem ekisting di unit pemanduan lalu lintas penerbangan Bandar Udara Hang Nadim, setiap personil melakukan penyimpanan data personil pada komputer ( stand alone ) yang ada di ruangan Tower dan melakukan penyimpanan data personil pada komputer di ruangan administrasi Kepala kelompok teknisi penerbangan keselamatan penerbangan/ Kapoksi Kespen. Begitu pula dengan data surat keluar, Accident/ Incident Log, ATC Logbook penyimpanan dilakukan pada computer di ruang Tower dan atau di ruangan administrasi kapoksi kespen.
Kegiatan seperti ini tentu saja mengakibatkan penumpukan data karena model penyimpanan sesuai kehendak masing- masing personil yang melakukan penyimpanan data.
Akibat dari sistem penyimpanan data secara manual dan belum memiliki suatu sistem pengolah data, sebuah laporan kegiatan menyangkut data personil dan data lain menyangkut operasi penerbangan prosesnya memerlukan waktu yang lama dan hasil laporan yang dihasilkan juga tidak akurat. Begitu juga dengan dokumen surat keluar yang telah dibuat oleh seorang personil dan dikeluarkan oleh pimpinan unit sering terjadi pembuatan surat dilakukan secara berulang dikarenakan belum adanya sistem penyimpanan data dan monitoring yang akurat.
2. Model Alur Informasi Yang Diusulkan
Sistem informasi yang diusulkan merupakan perbaikan dari sistem lama secara manual menggatikan dengan sistem terkomputerisasi yang menggabungkan penyimpanan data menggunakan Database, pengolahan data menggunakan manajemen Database dan disajikan secara interaktif melalui website.
Sistem informasi yang diusulkan merupakan perbaikan dari sistem lama secara manual menggatikan dengan sistem terkomputerisasi yang menggabungkan penyimpanan data menggunakan Database, pengolahan data menggunakan manajemen Database dan disajikan secara interaktif melalui website.
Proses penyimpanan data personil, surat keluar, Accident/ Incident Log, dilakukan dengan melakukan pengisian data sesuai form yang telah disediakan, sehingga dapat menghilangkan kesalahan penyimpanan data. Dan apabila Aviation Safety Committe sudah terbentuk dapat dikembangkan format- format untuk mendukung kinerja komite tersebut diantaranya dengan pembuatan form Hazards Log, Aviation Safety Audit, Aviation Safety Training, Pre-Accident Training, Miscellaneous Aviation Safety Programs sebagai upaya meningkatkan pelayanan dan keselamatan penerbangan yang kompetitif.
Pada sistem baru ini pengolahan data dilakukan dengan sistem manajemen basis data atau dikenal dengan istilah Database Management System/ DBMS. Penyajian informasi data personil disajikan secara tepat dan akurat, begitu juga dengan data Accident/ Incident Log yang telah disimpan, penyajian informasi Accident/ Incident report dapat secara langsung ditampilkan.
Keunggulan lain dari sistem ini yakni penyajian informasi menggunakan media website yang dapat diakses oleh seluruh komponen baik pimpinan maupun seluruh personil didalam organisasi secara akurat tanpa batasan waktu, sehingga hal ini mendorong seluruh komponen ikut terlibat dalam memonitor informasi berkaitan dengan organisasi serta dapat berpartisipasi aktif dalam menentukan strategi organisasi di masa akan datang.
Pada tahap ini akan dilakukan proses analisa kebutuhan sistem dengan menyusun :
a. Diagram Konteks ( DK )
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan daftar entitas ( pengguna ) yang akan terlibat dalam sistem ini.
Alur kegiatan dilakukan oleh seluruh komponen baik pimpinan maupun personil ATC yang melakukan peng-inputan data, selajutnya data akan disimpan dan diproses oleh sistem informasi office management dan akan menghasilkan output berupa laporan.
b. Data Flow Diagram ( DFD )
Data Flow Diagram ( DFD ) di bawah ini menggambarkan sistem yang diusulkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik data.
Diagram ini dibuat untuk menjelaskan alur proses dan aliran data dalam sistem informasi office management.
Aliran data dimulai dari tiap- tiap personil memasukkan data personil dan data akan diproses sesuai dengan form yang dibuat dan data akan disimpan dalam database data personil. Dilanjutkan dengan setiap personil membuat surat keluar bagi unit pemanduan lalu lintas penerbangan maka data utama surat keluar berupa nomor surat, tanggal surat, perihal surat dan penjelasan ringkas mengenai isi surat akan diproses dalam format yang dibuat dan disimpan dalam database surat keluar.
Begitu juga dengan data Accident/ Incident Log yang di-input oleh personil akan disimpan dalam database Accident report dan Incident report, untuk memudahkan pengelompokkan data berdasar jenis kejadian. Hal ini juga berlaku seandainya dikembangkan peng-inputan data sejenis yakni hazards log, aviation safety audit, aviation safety committee, aviation safety training dan miscellaneous aviation safety data akan disimpan pada database masing- masing untuk menghindarkan penumpukan data.
Dari keseluruhan proses yang telah dilakukan dapat dipilih hasil akhir yang diinginkan dalam bentuk cetak sebuah laporan bagi pimpinan sekaligus dapat informasi yang ditampilkan melalui layanan antarmuka website yang dapat dilihat oleh seluruh komponen dalam organisasi.
c) Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram/ ERD)
Diagram hubungan entitas atau EntityRelationship Diagram/ ERD adalah menggambarkan hubungan antar entitas yang akan dilakukan dalam memproses data. Secara singkat penulis uraikan sebagai berikut :
Entitas : Personil, terdiri dari data : id_personil, N.I.P, jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir, nama, nomor_telephone, alamat, email, kode_position.
Entitas : Pendidikan, terdiri dari data : tempat, tahun_lulus, sekolah_dasar,sekolah_menengah_pertama,sekolah_menengah_atas, strata1, diploma, strata2, lama_pendidikan, nilai.
Entitas : Training/Course, terdiri dari data : N.E.P, radar, Pans-Op, S.M.S., QA, ATC Checker, dll.
Entitas : Kepangkatan, terdiri dari data: nomor_skep, pangkat, golongan, tmt, tahun.
Entitas : Accident/ Incident, terdiri dari data : pesawat A, pesawat B, accident, incident, BOC, BOS, sinopsis, Nomor_ accident/ incident report.
Dari entitas personil dan entitas pendidikan dihubungkan dengan relasi memiliki, maka data personil terhubung dengan data pendidikan untuk menghasilkan tampilan data personil dan data pendidikan yang pernah diikuti. Dan dihubungkan juga dengan relasi lanjutan untuk menampilkan informasi training/ course yang pernah diikuti oleh personil.
Dari entitas personil dan entitas accident/ incident dihubungkan dengan relasi mencatat maka database personil terhubung dengan database accident/incident untuk menghasilkan tampilan accident/incident dengan data personil yang terlibat.
Begitupun dengan entitas personil dengan entitas kepangkatan yang dihubungkan dengan relasi memiliki maka database personil akan terhubung dengan database pangkat untuk menghasilkan tampilan pangkat personil secara aktual.
PENUTUP
1. Prosedur dan cara penyimpanan data existing hingga disajikan dalam bentuk informasi pada penyelenggara pelayanan navigasi penerbangan di Indonesia pada umumnya , khususnya di unit pemanduan lalu lintas penerbangan masih menggunakan sistem manual, yaitu proses pencatatan personil dan data- data terkait unit tersebut dilakukan per bagian (sub sistem) yang berdiri sendiri dengan menggunakan komputer (stand alone) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Words dan Microsoft Excel .
2. Beberapa kendala seringkali muncul dikarenakan belum adanya sistem informasi untuk mendukung proses penyimpanan data dan pengolahan data menjadi informasi yang handal dan berkualitas serta penyajian strategi organisasi untuk meningkatkan daya saing organisasi .Diantara kendala yang sering muncul yakni data yang diperlukan tidak dapat ditemukan. Selain itu kondisi penyimpanan data secara manual oleh seseorang juga dapat menyebabkan terjadinya penumpukan data dan masuknya data secara berulangkali hal itu membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan data menjadi suatu laporan menjadi sangat lama dan untuk mengirimkan laporan tersebut kepada pihak-pihak terkait diperlukan waktu yang lama.
3. Untuk mengatasi kendala dan permasalahan yang sering timbul dan untuk lebih meningkatkan efektifitas serta meningkatkan daya saing organisasi diperlukan penerapan teknologi informasi berbasis sistem informasi yang mendukung kelancaran arus penyimpanan dan pengolahan data menjadi informasi serta penyajian dengan media website guna yang mampu menyampaikan strategi organisasi secara cepat aktual serta meningkatkan daya saing organisasi terhadap organisasi sejenis.
Sistem informasi merupakan kebutuhan bagi organisasi baik organisasi yang bergerak di bidang jasa maupun produk. Penggunaan dan pengelolaan sistem informasi yang tepat sangat dibutuhkan karena organisasi membutuhkan informasi yang memiliki kualitas dan kehandalan yang tinggi bagi proses pengambilan keputusan di level manajemen.
Sumber daya manusia dan prosedur merupakan hal yang menentukan dalam sebuah organisasi pelayanan navigasi penerbangan merupakan salah satu komponen sangat penting bagi kemajuan organisasi. Setiap waktu terjadi penambahan kemampuan sumber daya manusia dan peningkatan keahlian sumber daya manusia tersebut. Informasi- informasi tersebut harus disimpan dan diolah dengan baik menjadi berbagai jenis data dan informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun manajemen. Perubahan ataupun pengembangan prosedur juga sering dilakukan demi meningkatkan pelayanan dan daya saing organisasi, informasi-informasi dan data tersebut selayaknya terdokumentasi dengan baik dan dapat disebarluaskan secara cepat dan efektif kepada seluruh elemen yang terlibat didalam organisasi.
Pada kondisi eksisting unit kerja penyelenggara pelayanan navigasi penerbangan proses pencatatan personil dan data- data terkait unit tersebut masih sering dilakukan per bagian ( sub sistem ) yang berdiri sendiri dengan menggunakan komputer ( stand alone ). Hal ini tentu saja membuat pelaporan dan analisis data masing-masing sub sistem harus dikerjakan secara mandiri dan tidak terintegrasi. Masalah muncul karena seringkali data disuatu sub sistem belum selesai dilaksanakan namun sudah harus dikerjakan oleh sub sistem yang lain, atau bahkan data yang diperlukan tidak dapat ditemukan. Sebagai contoh, data personil dan data catatan pelatihan ataupun diklat yang pernah diikuti oleh para personil disimpan dalam file data yang berbeda sehingga ketika pimpinan hendak melaporkan kebutuhan diklat personil yang dilaporkan tidak akurat dapat terjadi. Dalam kejadian diperlukannya laporan bulanan yang berisi data traffic yang dilayani, data personil serta kondisi peralatan penunjang diminta oleh manajemen memaksa setiap bagian untuk mengerjakannya secara bersama- sama hal ini membutuhkan waktu lama karena harus saling menunggu antara bagian pelaporan data traffic, data personil dan laporan dari teknisi mengenai kondisi peralatannya. Kondisi penyimpanan data secara manual oleh seseorang juga dapat menyebabkan terjadinya penumpukan data dan masuknya data secara berulangkali karena setiap personil yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menyimpan data akan melakukannya sesuai kemauan personil tersebut sehingga membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan data menjadi suatu laporan menjadi sangat lama dan untuk mengirimkan laporan tersebut kepada pihak-pihak terkait diperlukan waktu yang lama. Mengingat beberapa kelemahan sistem yang ada, perlu diimplementasikan sebuah sistem yang mampu mengatasi berbagai kelemahan sistem eksisting baik dari segi penyimpanan data dan informasi , integrasi sistem serta model pendistribusian informasi.
Keunggulan aplikasi di atas adalah efisiensi penyimpanan data, keakuratan data dan informasi serta cepat dalam penyampaian data dan informasi yang sangat mendukung kinerja para pimpinan dan atau seorang manajer di organisasi penyelenggara navigasi penerbangan dalam membuat suatu keputusan.
KONSEP PEMODELAN
Sebagai akibat dari perkembangan teknologi komputer dan bahasa pemrograman komputer yang berkembang pesat hingga saat ini telah banyak teknologi komputer dan bahasa pemrograman yang telah digunakan untuk mendukung kinerja organisasi atau perusahaan yang dikenal dengan istilah Sistem Informasi yaitu dengan menggabungkan fungsi aplikasi penyimpananan data dan informasi, teknologi jaringan, penggunaan antarmuka yang efisien ( interface ), hingga fungsi manajemen perusahaan ( office management ).
Pada kondisi saat ini penggunaan peralatan komputer pada unit kerja penyelenggara lalu lintas penerbangan masih terbatas pada penggunaan penyimpanan data secara sendiri- sendiri dengan kata lain belum terintegrasi antara satu data dengan data yang lain hal ini akan menjadikan proses ini akan terjadi secara berulang- ulang atau double entry data ketika setiap kali seseorang atau seorang pimpinan dalam unit tersebut melakukan penyimpanan data atau informasi sehingga membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Selain itu juga pada kondisi saat ini penyajian data berbentuk laporan yang biasanya diperbarui sebulan sekali akan menyebabkan data yang diinginkan tidak akurat atau kurang tepat sasaran sehingga menyebabkan seorang pimpinan atau manajer akan kesulitan dalam mengambil keputusan yang cepat. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan sebuah data menjadi informasi akan sangat lama dan pendistribusian penyajiannyapun akan membutuhkan waktu yang lama.
Dalam kondisi saat ini penyimpanan data dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Words ( Ms Words ) dan Microsoft Excel ( Ms Excel ) sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi peralatan komputer hanya menggantikan peralatan mesin ketik pada masa lalu, dan belum dapat dioptimalkan sebagai peralatan yang mampu memproses data maupun informasi yang lebih bermanfaat bagi operasional organisasi dan informasi internal elemen- elemen organisasi dan rencana strategis organisasi di masa kan datang.
Dari kondisi tersebut di atas, penulis mencoba melakukan analisa terhadap sistem penyimpanan data dan informasi pada unit penyelenggara navigasi penerbangan yang dijalani selama ini, kemudian merancang sebuah sistem informasi baru yang berlandaskan teknologi informasi office management guna mendukung penyimpanan dan atau pengaturan data dan informasi sehingga menjadi informasi yang sangat bermanfaat bagi para pimpinan/ manajer dalam menjalankan organisasi dan merencanakan pengembangan organisasi di masa akan datang.
1. Model Alur Informasi Eksisting
Pada kondisi sistem ekisting di unit pemanduan lalu lintas penerbangan Bandar Udara Hang Nadim, setiap personil melakukan penyimpanan data personil pada komputer ( stand alone ) yang ada di ruangan Tower dan melakukan penyimpanan data personil pada komputer di ruangan administrasi Kepala kelompok teknisi penerbangan keselamatan penerbangan/ Kapoksi Kespen. Begitu pula dengan data surat keluar, Accident/ Incident Log, ATC Logbook penyimpanan dilakukan pada computer di ruang Tower dan atau di ruangan administrasi kapoksi kespen.
Kegiatan seperti ini tentu saja mengakibatkan penumpukan data karena model penyimpanan sesuai kehendak masing- masing personil yang melakukan penyimpanan data.
Akibat dari sistem penyimpanan data secara manual dan belum memiliki suatu sistem pengolah data, sebuah laporan kegiatan menyangkut data personil dan data lain menyangkut operasi penerbangan prosesnya memerlukan waktu yang lama dan hasil laporan yang dihasilkan juga tidak akurat. Begitu juga dengan dokumen surat keluar yang telah dibuat oleh seorang personil dan dikeluarkan oleh pimpinan unit sering terjadi pembuatan surat dilakukan secara berulang dikarenakan belum adanya sistem penyimpanan data dan monitoring yang akurat.
2. Model Alur Informasi Yang Diusulkan
Sistem informasi yang diusulkan merupakan perbaikan dari sistem lama secara manual menggatikan dengan sistem terkomputerisasi yang menggabungkan penyimpanan data menggunakan Database, pengolahan data menggunakan manajemen Database dan disajikan secara interaktif melalui website.
Sistem informasi yang diusulkan merupakan perbaikan dari sistem lama secara manual menggatikan dengan sistem terkomputerisasi yang menggabungkan penyimpanan data menggunakan Database, pengolahan data menggunakan manajemen Database dan disajikan secara interaktif melalui website.
Proses penyimpanan data personil, surat keluar, Accident/ Incident Log, dilakukan dengan melakukan pengisian data sesuai form yang telah disediakan, sehingga dapat menghilangkan kesalahan penyimpanan data. Dan apabila Aviation Safety Committe sudah terbentuk dapat dikembangkan format- format untuk mendukung kinerja komite tersebut diantaranya dengan pembuatan form Hazards Log, Aviation Safety Audit, Aviation Safety Training, Pre-Accident Training, Miscellaneous Aviation Safety Programs sebagai upaya meningkatkan pelayanan dan keselamatan penerbangan yang kompetitif.
Pada sistem baru ini pengolahan data dilakukan dengan sistem manajemen basis data atau dikenal dengan istilah Database Management System/ DBMS. Penyajian informasi data personil disajikan secara tepat dan akurat, begitu juga dengan data Accident/ Incident Log yang telah disimpan, penyajian informasi Accident/ Incident report dapat secara langsung ditampilkan.
Keunggulan lain dari sistem ini yakni penyajian informasi menggunakan media website yang dapat diakses oleh seluruh komponen baik pimpinan maupun seluruh personil didalam organisasi secara akurat tanpa batasan waktu, sehingga hal ini mendorong seluruh komponen ikut terlibat dalam memonitor informasi berkaitan dengan organisasi serta dapat berpartisipasi aktif dalam menentukan strategi organisasi di masa akan datang.
Pada tahap ini akan dilakukan proses analisa kebutuhan sistem dengan menyusun :
a. Diagram Konteks ( DK )
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan daftar entitas ( pengguna ) yang akan terlibat dalam sistem ini.
Alur kegiatan dilakukan oleh seluruh komponen baik pimpinan maupun personil ATC yang melakukan peng-inputan data, selajutnya data akan disimpan dan diproses oleh sistem informasi office management dan akan menghasilkan output berupa laporan.
b. Data Flow Diagram ( DFD )
Data Flow Diagram ( DFD ) di bawah ini menggambarkan sistem yang diusulkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik data.
Diagram ini dibuat untuk menjelaskan alur proses dan aliran data dalam sistem informasi office management.
Aliran data dimulai dari tiap- tiap personil memasukkan data personil dan data akan diproses sesuai dengan form yang dibuat dan data akan disimpan dalam database data personil. Dilanjutkan dengan setiap personil membuat surat keluar bagi unit pemanduan lalu lintas penerbangan maka data utama surat keluar berupa nomor surat, tanggal surat, perihal surat dan penjelasan ringkas mengenai isi surat akan diproses dalam format yang dibuat dan disimpan dalam database surat keluar.
Begitu juga dengan data Accident/ Incident Log yang di-input oleh personil akan disimpan dalam database Accident report dan Incident report, untuk memudahkan pengelompokkan data berdasar jenis kejadian. Hal ini juga berlaku seandainya dikembangkan peng-inputan data sejenis yakni hazards log, aviation safety audit, aviation safety committee, aviation safety training dan miscellaneous aviation safety data akan disimpan pada database masing- masing untuk menghindarkan penumpukan data.
Dari keseluruhan proses yang telah dilakukan dapat dipilih hasil akhir yang diinginkan dalam bentuk cetak sebuah laporan bagi pimpinan sekaligus dapat informasi yang ditampilkan melalui layanan antarmuka website yang dapat dilihat oleh seluruh komponen dalam organisasi.
c) Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram/ ERD)
Diagram hubungan entitas atau EntityRelationship Diagram/ ERD adalah menggambarkan hubungan antar entitas yang akan dilakukan dalam memproses data. Secara singkat penulis uraikan sebagai berikut :
Entitas : Personil, terdiri dari data : id_personil, N.I.P, jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir, nama, nomor_telephone, alamat, email, kode_position.
Entitas : Pendidikan, terdiri dari data : tempat, tahun_lulus, sekolah_dasar,sekolah_menengah_pertama,sekolah_menengah_atas, strata1, diploma, strata2, lama_pendidikan, nilai.
Entitas : Training/Course, terdiri dari data : N.E.P, radar, Pans-Op, S.M.S., QA, ATC Checker, dll.
Entitas : Kepangkatan, terdiri dari data: nomor_skep, pangkat, golongan, tmt, tahun.
Entitas : Accident/ Incident, terdiri dari data : pesawat A, pesawat B, accident, incident, BOC, BOS, sinopsis, Nomor_ accident/ incident report.
Dari entitas personil dan entitas pendidikan dihubungkan dengan relasi memiliki, maka data personil terhubung dengan data pendidikan untuk menghasilkan tampilan data personil dan data pendidikan yang pernah diikuti. Dan dihubungkan juga dengan relasi lanjutan untuk menampilkan informasi training/ course yang pernah diikuti oleh personil.
Dari entitas personil dan entitas accident/ incident dihubungkan dengan relasi mencatat maka database personil terhubung dengan database accident/incident untuk menghasilkan tampilan accident/incident dengan data personil yang terlibat.
Begitupun dengan entitas personil dengan entitas kepangkatan yang dihubungkan dengan relasi memiliki maka database personil akan terhubung dengan database pangkat untuk menghasilkan tampilan pangkat personil secara aktual.
PENUTUP
1. Prosedur dan cara penyimpanan data existing hingga disajikan dalam bentuk informasi pada penyelenggara pelayanan navigasi penerbangan di Indonesia pada umumnya , khususnya di unit pemanduan lalu lintas penerbangan masih menggunakan sistem manual, yaitu proses pencatatan personil dan data- data terkait unit tersebut dilakukan per bagian (sub sistem) yang berdiri sendiri dengan menggunakan komputer (stand alone) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Words dan Microsoft Excel .
2. Beberapa kendala seringkali muncul dikarenakan belum adanya sistem informasi untuk mendukung proses penyimpanan data dan pengolahan data menjadi informasi yang handal dan berkualitas serta penyajian strategi organisasi untuk meningkatkan daya saing organisasi .Diantara kendala yang sering muncul yakni data yang diperlukan tidak dapat ditemukan. Selain itu kondisi penyimpanan data secara manual oleh seseorang juga dapat menyebabkan terjadinya penumpukan data dan masuknya data secara berulangkali hal itu membuka peluang terjadinya kesalahan serta inkonsistensi data. Masalah lainnya adalah waktu pemrosesan data menjadi suatu laporan menjadi sangat lama dan untuk mengirimkan laporan tersebut kepada pihak-pihak terkait diperlukan waktu yang lama.
3. Untuk mengatasi kendala dan permasalahan yang sering timbul dan untuk lebih meningkatkan efektifitas serta meningkatkan daya saing organisasi diperlukan penerapan teknologi informasi berbasis sistem informasi yang mendukung kelancaran arus penyimpanan dan pengolahan data menjadi informasi serta penyajian dengan media website guna yang mampu menyampaikan strategi organisasi secara cepat aktual serta meningkatkan daya saing organisasi terhadap organisasi sejenis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar