Air Traffic Service Reporting Office

Menururt Annex 11 chapter 2, Air Traffic Service Reporting Office (ARO) adalah Suatu unit yang dibuat dengan tujuan untuk menerima laporan - laporan mengenai pelayanan lalu lintas udara dan rencana penerbangan yang diajukan sebelum keberangkatan. Atau juga mempunyai arti lain yaitu, Suatu unit kerja yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi / data aeronautical yang berguna bagi unit Air Traffic Services, penerbang untuk keselamatan, keamanan, kelancaran, keteraturan dan efisiensi navigasi udara.

Catatan – kantor yang melaporkan pelayanan lalu lintas udara dibuat sebagai satu unit yang terpisah atau digabungkan dengan unit yang ada, seperti unit pelayanan lalu lintas udara yang lainnya atau unit pelayanan informasi aeronautika (Annex 11).

Aerodrome AIS Unit atau bisa disebut juga Pelayanan Penerangan Aeronautika mempunyai kegiatan-kegiatan yang sudah diatur dalam keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM77/1998 tanggal 1 Desember 1998 disebutkan kegiatan di Bandar udara terdiri dari :

1. Kegiatan pokok yang menyangkut atau memberikan jasa pelayanan berhubungan dengan keselamatan penerbangan.

2. Usaha kegiatan penunjang baik langsung maupun tidak langsung.

Salah satu bagian dari kegiatan pokok dalam keselamatan penerbangan adalah Pelayanan Penerangan Aeronautika yang mempunyai objek (AIS) yaitu menjamin arus informasi untuk keselamatan, keteraturan, dan efisiensi dalam bernavigasi udara internasional. Dimana dalam memberi Pelayanan Penerangan Aeronautika mempunyai,

1) Tugas utama :

a) Melaksanakan pembuatan dan menerima NOTAM.

b) Memberikan informasi bagi pilot/operator untuk keselamatan, keteraturan dan efisiensi navigasi udara.

c) Melaksanakan file dan mengamendir Aeronautical Information (AIP)

d) Melaksakan face to face briefing kepada pilot

e) Melaksanakan penyebaran FPL dan pengesahan RPL message.

2) Tugas penunjang :

a) Pengiriman ATS messages

b) Memeriksa Flight Approval dan Securirty Clearance.

c) Melaksanakan pembuatan laporan harian.

Dengan terlihat tugas dari Pelayanan Penerangan Aeronautika yang merupakan bagian dari Air Traffic Services Unit, maka koordinasi/saling kerja sama haruslah berjalan agar tercapainya tujuan dalam pemberian Air Traffic Services Unit yang terdapat di Annex 11 chapter 2.2 yaitu :

a. Mencegah tabrakan antar pesawat.

b. Mencegah tabrakan antar pesawat dan rintangan di maneouvering area.

c. Memperlancar dan menjaga keteraturan arus lalu lintas udara.

d. Memberikam saran dan informasi yang berguna untuk keselamatan dan efisiensi dari pelaksanaan keselamatan penerbangan.

e. Memberitahukan organisasi yang terkait mengenai pesawat yang memerlukan bantuan pencarian dan keselamatan bila diperlukan.

Seperti yang sudah disebutkan dalam keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM77/1998 tanggal 1 Desember 1998, bahwa salah satu tugas utama dari Pelayanan Penerangan Aeronautika adalah melaksanakan penyebaran FPL dan pengesahan RPL message. Maka perlu diketahui pula tentang pengertian FPL dan RPL itu sendiri.

Menurut annex 2 Rules Of the Air (ROA), Flight plan adalah Informasi khusus yang diberikan terhadap unit-unit pelayanan lalu lintas udara, yang berhubungan dengan rencana penerbangan yang dimaksud atau bagian penerbangan sebuah pesawat udara.

Menurut Doc. 4444 Chapter 4.4 bentuk atau format flight plan harus sesuai dengan model yang ada dalam appendix 2. Bentuk atau format flight plan tersebut harus dipakai oleh para perusahaan penerbangan unit Air Traffic Services untuk kelengkapan proses pengisian flight plan. Sedangkan bentuk lain dipergunakan untuk repetitive flight plan. Dan format flight plan itu sendiri harus dalam bentuk tertulis dan berbahasa inggris. Perusahaan penerbangan hendaknya mematuhi instruksi pengisian format flight plan yang tercantum dalam appendix 2 Doc.4444 ATM/501 tersebut.

Dalam Doc. 4444 Chapter 11, disebutkan beberapa kategori dari Flight plan, yaitu :

a. Filed flight plan messages

b. Delay messages

c. Modification messages

d. Flight plan cancellation messages

e. Departure messages

f. Arrival messages

Menurut Doc. 4444 Chapter 16.4.1.1 RPL adalah FPL yang digunakan untuk penerbangan IFR berjadwal dimana sekali mengisi FPL, FPL tersebut berlaku untuk kurun waktu mulai dari 10 hari sampai dalam waktu lama, yang beroperasi teratur pada :

a) Hari yang sama pada minggu berurutan dan paling tidak untuk 10 kali penerbangan (minimal 10 hari yang sama berturut-turut), atau

b) Setiap hari paling tidak 10 hari berturut-turut. Unsur-unsur yang diisikan pada setiap flight plan harus memiliki tingkat stabilitas yang tinggi.

Untuk kelancaran arus informasi yang diberikan pihak Pelayanan Penerangan Aeronautika, diperlukan kerjasama dan pengertian yang baik dengan unit-unit ATS dan unit diluar ATS tetapi berkenaan langsung secara operasional. Seperti unit ADC, Flight Operations Officer (FOO), dan AMC. Seperti yang sudah diatur dalam Annex 11 Chapter 2.20.1 tentang coordination berween Aeronautical Information Services dan Air Traffic Services Authorities, yaitu untuk memastikan bahwa unit pelayanan informasi aeronautika mendapatkan informasi agar memungkinkan mereka untuk menyediakan informasi sebelum penerbangan yang paling baru dan untuk memenuhi informasi selama dalam penerbangan, perjanjian-perjanjian harus dibuat antara pihak pelayanan informasi aeronautika dan pihak pelayanan lalu lintas udara yang bertanggung jawab untuk pelayanan lalu lintas udara untuk melaporkan kepada unit pelayanan informasi aeronautika yang bertanggung jawab, dengan keterlambatan minimum.

NOTAM - Notice to Airmen

1. Dasar – dasar NOTAM
Berdasarkan Annex 15 Chapter 2: 2-2 NOTAM adalah informasi penting yang dapat mempengaruhi keselamatan penerbangan dan dipublikasikan dengan jaringan AFTN yang berisikan tentang pendirian, perubahan terhadap fasilitas penerbangan, pelayanan, prosedur atau halangan disertai dengan waktu awal dan waktu berakhirnya yang menyangkut pengoperasian penerbangan.
Menurut DOC 8126 Chapter 6 para 6.1.1 dan 6.1.3 bahwa informasi yang harus diterbitkan melalui NOTAM adalah informasi yang bersifat sementara jangka pendek dan serba singkat, informasi yang berhubungan dengan AIP, informasi yang bersifat permanen (tetap) dan penting secara operasional untuk diberitahukan segera dan informasi yang bersifat sementara bermasa laku lama dan perlu diberitahukan segera. Adapun ketentuan masa berlaku NOTAM yaitu tidak melebihi dari tiga bulan, apabila melebihi dari ketentuan harus dikeluarkan AIP Supplement.
Dalam Annex 15 chapter 5 paragrap 5.1.1.1 Informasi aeronautika yang diterbitkan sebagai NOTAM antara lain :
a. Pengadaan/ penutupan/ perubahan atau beroperasinya kembali suatu aerodrome atau runway:
b. Pengadaan/ penghapusan/ perubahan operasional dari Aeronautical Information Service:
c. Kerusakan/ beroperasinya kembali alat Bantu navigasi udara atau alat komunikasi penerbangan atau perubahan frekuensi, lokasi, identifikasi, penambahan atau pengurangan power lebih dari 50 persen, perubahan hours of services dari alat Bantu navigasi udara dan air-ground communications:
d. Pengadaan/ penghapusan/ perubahan suatu visual aids:
e. Kerusakan atau beroperansinya kembali komponen aerodrome lighting system;
f. Pengadaan/ penghapusan atau perubahan prosedur navigasi udara;
g. Halangan dan penutupan sebagian manoeuvring area
h. Pembatasan fuel, oil dan oxygen;
i. Perubahan fasilitas SAR;
j. Perubahan/ pengaturan/ pengendalian lalu lintas udara sementara beruhubungan dengan adanya suatu kegiatan, misalnya prohibited area untuk kegiatan SAR;
k. Pengadaan/ penghapusan/ beroperasinya kembali hazard beacon marking;
l. Kegiatan yang membahayakan navigasi udara, misalnya : military exercise, races, displays, parachute jumping exercises;
m. Pendirian/ pemindahan/ perubahan dari suatu halangan (obstacle), di daerah take off/ climb, approach, miss-approach area dan runway strip;
n. Pengadaan/ penghapusan (termasuk dimulainya dan berakhirnya) atau perubahan status dari suatu Danger, Restricted, Prohibited Area;
o. Pengadaan/ pemutusan dari suatu area/ rute untuk keperluan interception;
p. Penentuan/ pembatalan/ perubahan suatu location indicator;
q. Apabila ada perubahan Rescue and Fire Fighting Category;
r. Adanya snow/ slush/ ice/ water di movement area atau kegiatan membersihkan movement area dari hal tersebut di atas;
s. Diadakan kegiatan vaksinasi atau karantina karena suatu epidemic;
t. Prediksi akan terjadinya radiasi matahari;
u. Gunung api meletus yang abunya menutupi sebagian ruang udara;
v. Bahaya radio aktif atau racun kimia yang disebabkan oleh nuclear atau reactor kimia pada suatu F1/ route serta arah pergerakannya;
w. Perbaikan VHF emergency frequency 121,5 Mhz yang mengakibatkan pemancaran frequency tersebut.
Prosedur penerbitan dan penerimaan Raw data NOTAM sesuai dengan Annex 15 chapter 5 paragraf 5.1.1.4 dan 5.1.1.5 sebagai berikut :
a. Paling tidak tujuh hari pemberitahuan sebelumnya tentang aktivitas Danger, Prohibited dan Restricted Area dan aktivitas yang memerlukan pembatasan ruang udara di luar keperluan operasi emergency;
b. Pemberitahuan setiap perubahan dari aktivitas paling tidak 24 jam sebelumnya hendaknya disampaikan, untuk memberi cukup waktu bagi pengaturan penggunaan ruang udara (airspace utilization planning);
c. NOTAM tentang kerusakan alat Bantu navigasi udara dan pelayanan komunikasi hendaknya diberikan estimasi sampai kapan kerusakan itu dapat diperbaiki;
d. Tujuan utama NOTAM adalah pemberitahuan awal suatu kejadian kepada pihak yang memerlukan, kecuali dalam hal kerusakan yang tidak dapat diketahui sebelumnya. Jadi NOTAM harus diterima awal waktu untuk memberi kesempatan pengguna jasa untuk mengambil tindakan yang diperlukan.

2. NOTAM Estimated Kadaluarsa
Untuk keseragaman dalam penerbitan NOTAM, maka ICAO dalam Annex 15 memberikan guidance atau petunjuk membuat NOTAM sesuai format yang berlaku. Jadi tujuan NOTAM format untuk standarisasi bentuk NOTAM, serta memudahkan recipient atau penerima dalam menterjemahkan makna NOTAM.
Berdasarkan format , NOTAM dibagi menjadi dua bagian penting yaitu :
a. Bagian yang berhubungan dengan pelayanan komunikasi yang menangani berita-berita AFS (Aeronautical Fixed Services). Bagian-bagian ini diantaranya Priority Indicator, alamat yang dituju (Addressee), waktu pengiriman dan pengisian (Date and Time of Filling), dan indicator pengiriman (Originator’s Indicator).
b. Bagian yang berisi informasi NOTAM (NOTAM messages)
Bagian-bagian ini diantaranya :
a) NOTAM message, Nomor dan Identifier “
Series. Tiap-tiap NOTAM yang diterbitkan harus dicantumkan serinya, terdiri satu huruf dari “A” sampai dengan huruf “Z” kecuali dialokasikan huruf “T” untuk Trigger NOTAM dan huruf “S” untuk SNOWTAM, dengan catatan bahwa nomor NOTAM harus berurutan yang terdiri dari empat digit angka, diikuti garis miring dan dua digit angka tahun serta setiap seri diawali pada tanggal 1 januari setiap tahun.
b) Identifier atau NOTAM type. Maknanya NOTAMN (New NOTAM) berisi informasi baru, NOTAMR (Replacement NOTAM) berisi informasi yang memperbaharui informasi yang dikeluarkan oleh NOTAM sebelumnya. NOTAMC (Cancel NOTAM) berisi informasi yang membatalkan informasi yang dikeluarkan oleh NOTAM sebelumnya. Untuk NOTAMC dan NOTAMR nomor dan seri NOTAM sebelumnya harus dicantumkan.
c) Qualifier (item Q)
Qualifier dibagi menjadi 8 (delapan) bagian, tiap bagian mempunyai makna tersendir, seperti berikut :
1) FIR. ICAO Location Indicator, FIR country indicator, bila meliputi lebih dari satu FIR ditambahkan huruf XX.
2) NOTAM Code. ICAO five letter code, dikombinasikan dengan beberapa ketentuan sesuai dengan aturan Document 8400-ICAO abbreviation and code.
3) Traffic. I=IFR, V=VFR, IV=IFR/VFR.
4) Purpose. N= pemberitahuan segera, berlakunya kurang dari 24 jam dihitung dari waktu pengiriman NOTAM, B= untuk dimasukan ke PIB, 0= IFR operations, M = kalau diminta akan disampaikan, K = untuk NOTAM Checklist.
5) Scope. Scope A = Aerodrome, E = En-route , W = Navigation Warning. Beberapa radio navigation aids digunakan untuk dua kepentingan yaitu untuk en-route dan terminal maka ditulis AE.
6) Lower Limit. Batas bawah suatu kegiatan atau kondisi dari subjek yang diberitakan.
7) Upper Limit. Batas atas atau batas ketinggian suatu kegiatan atau kondisi dari subjek yang diberitakan.
Apabila tidak jelas batas bawah (lower limit) maupun batas atas (upper limit), maka dituliskan 000/999 misalnya suatu navigation aid atau en-route information. Untuk Aerodrome information (scope ”A”), batas bawah = 000 dan batas atas = ketinggian dari Control Zone (CTR).
8) Coordinate, Radius (Geographical Reference).
Menggunakan derajat latitude (5 karakter angka dan huruf) dan longitude (6 karakter angka dan huruf), diikuti dengan radius/ DEG NM (3 karakter angka) dari titik pertemuan latitude dan longitude tersebut.

d) NOTAM Items
1) Field A. ICAO Location Indicator dari suatu Aerodrome atau Flight Information Region (FIR), dimana masalah tersebut terjadi. Bila belum punya location indicator, bisa digunakan nationality two letter sesuai ICAO Doc.7910 part 2 ditambah ”XX” dan akan dijelaskan lagi pada field E dan bisa dicantumkan lebih dari satu FIR ( maksimum 7 FIR).
2) Field B. Digunakan grup 10 angka untuk menyatakan tahun, bulan, tanggal, jam dan menit dalam UTC, dimana suatu aktivitas/ kejadian dimulai.
3) Field C. Berakhirnya suatu aktivitas/ kejadian (Period of Validity). Dalam penggunaan Period of Validity pada Item C) terdapat tiga macam antara lain :
a. Memasukan 10 angka yang terdiri dari tahun, bulan, tanggal, jam dan menit yang menunjukan UTC apabila masa berakhir suatu informasi NOTAM telah jelas diketahui.
b. Memasukan kata ”PERM” diakhir 10 angka masa berakhir suatu informasi NOTAM apabila informasi tersebut bersifat permanent.
c. Memasukan kata ”EST” diakhir 10 angka masa berakhir suatu informasi NOTAM apabila masa berakhir informasi tersebut masih dalam perkiraan atau tidak dapat dipastikan.
4) Field D. Apabila aktivitas atau kejadian tersebut dilaksanakan tidak berturut-turut, maka jadwalnya harus dicantumkan pada filed D tersebut, dengan maksud memberikan kejelasan dan tidak membuat rancu.
5) Field E. Text dari suatu NOTAM, menggunakan kode diikuti bilamana perlu oleh indicators, identifiers, designators, callsigns, frequencies, figure, abbreviation, plain language.
6) Field F. Batas bawah (Lower limit) dinyatakan dengan SFC untuk permukaan, GND untuk daratan, AMSL atau MSL untuk diatas permukaan laut (ALT/FL).
7) Field G. Batas atas (Upper limit) dinyatakan dengan Altitude (meters, feet) flight level (FL) atau unlimited (UNL) untuk tidak terbatas.
Berdasarkan DOC 8126 Chapter 6 para 6.4.7 NOTAM yang masa berakhirnya menggunakan estimasi (EST) harus dikeluarkan NOTAMR atau NOTAMC bila masa estimasinya telah selesai atau kadaluarsa.
Kesimpulan penulis dari penjelasan diatas, NOTAM Estimated Kadaluarsa adalah NOTAM yang masa berakhirnya menggunakan Estimasi atau perkiraan dan sampai pada masa akhir dari estimasi tersebut atau sudah kadaluarsa belum dikeluarkan NOTAMR ataupun NOTAMC.

3. Tugas dan Fungsi International NOTAM Office
Menurut Annex 15,2-2 International NOTAM Office adalah suatu kantor yang ditunjuk oleh suatu Negara untuk pertukaran NOTAM secara international. Wilayah tanggung jawabnya mencakup seluruh wilayah yuridiksi suatu Negara, bahkan melewati wilayah Negara lain apabila Negara dimaksud mendelegasikan pelaksanaan pertukaran NOTAM kepada Negara di mana NOF tersebut terselenggara. Apabila karena wilayah yuridiksi suatu Negara sangat luas dan dipandang perlu mendirikan NOF lebih dari satu, maka Negara tersebut harus menentukan dengan jelas wilayah tanggung jawabnya.
Negara dapat mendelegasikan kewenangannya kepada badan bukan pemerintah dalam pelaksanaan tugasnya, namun tetap mengacu pada prosedur dan peraturan yang berlaku. Tanggung jawab masih pada Negara tersebut.
Negara Republik Indonesia telah menyerahkan penyelenggaraannya kepada Subdirektorat Informasi Aeronautika dibawah pembinaan Direktorat Keselamatan Penerbangan yang beralamat di lantai 7 gedung karya Departemen Perhubungan dan Telekomunikasi, jalan Medan Merdeka No. 8 Jakarta Pusat.
International NOTAM Office dialihkan penanganannya ke Subdirektorat Informasi Aeronautika sejak 1 April 2004. Sebelumnya pengelolaannya ditangani oleh manajemen PT (Persero) Angkasa Pura II berada dalam Operasi Lalu Lintas Udara dibawah Divisi Pelayanan Bantuan Operasi Penerbangan dan Penerangan Aeronautika.
berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan NO.KM 43 Th 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Perhubungan Pasal 428, Subdirektorat Informasi Aeronautika terdiri dari dua seksi yaitu :
a. Seksi NOTAM dan Publikasi Informasi Aeronautika.
b. Seksi Kartographi Penerbangan.
Pada Annex 15 para 3.1.7 tugas AIS adalah menerima, mengumpulkan, mengedit, memformat dan mendistribusikan informasi aeronautika baik di dalam maupun diluar wilayah negara sendiri, dimana air traffic service masih menjadi tanggung jawabnya.
International NOTAM Office yang ditangani oleh personil AIS di Subdirektorat Informasi Aeronautika dan sudah terbagi menjadi Seksi NOTAM dan Publikasi Informasi Aeronautika, berdasarkan KM 24 TH 2001 tentang tugas dan fungsi Direktorat Keselamatan Penerbangan mempunyai tugas menyiapkan bahan pembinaan dan pengawasan teknis guna kelancaran penerbitan dan pertukaran NOTAM, NOTAM Checklist, menerbitkan AIP, AIP Amendment, AIP Supplement, serta menganalisis data aeronautika untuk penerbitan Aeronautical Information Circular (AIC) serta melaksanakan urusan publikasi.
Tugas Pokok dan Fungsi Seksi NOTAM dan Publikasi Informasi Aeronautika dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Menyiapkan bahan pembinaan Sumber Daya Manusia seksi NOTAM dan Publikasi Informasi Aeronautika;
b. Menyiapkan sistem prosedur pembuatan NOTAM;
c. Melaksanakan pengawasan teknis guna kelancaran penerbitan dan pertukaran NOTAM;
d. Mengumpulkan data dan mengevaluasi data aeronautika untuk menerbitkan NOTAM Checklist;
e. Melaksanakan pemeliharaan kelancaran kegiatan operasional unit kantor NOTAM;
f. Melaksanakan koordinasi teknis peralatan utama dan pendukung unit kantor NOTAM dengan teknisi;
g. Melaksanakan pengumpulan, evaluasi, analisa dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait perihal data/informasi aeronautika dalam rangka penerbitan AIP, AIP Amendment, AIP Supplement dan AIC;
h. Mengontrol data pelanggan publikasi AIS dan sistim pendistribusian publikasi AIS;
i. Menganalisa dan evaluasi data aeronautika dalam rangka publikasi peta-peta aeronautika;
j. Menyiapkan dan melaksanakan sertifikasi kecakapan personil NOTAM dan Publikasi Informasi Aeronautika.