BERFIKIR SISTEM - Sebuah Pendekatan

Sistem sebagai obyek didekati dengan berpikir sistemik. Di sini akan dijelaskan pengertian sistem, yang secara mudah akan dapat dipahami dengan mengambil tiga contoh yang berbeda yaitu sistem hidup (manusia), sistem fisik (dinding bata) dan sistem non-fisik (organisasi). Selanjutnya, akan dijelaskan langkah-langkah dasar berpikir sistemik, yang juga dilengkapi dengan contoh yang sederhana, sehingga secara konsisten akan lebih mudah ditelusuri kaitannya secara keseluruhan. Berpikir sistemik yang dibahas di sini berhubungan langsung dengan keseluruhan isi buku ini, yaitu berpikir sistemik dengan basis sistem dinamis.

Sistem
Sistem adalah keseluruhan inter-aksi antar unsur dari sebuah obyek dalam batas lingkungan tertentu yang bekerja mencapai tujuan. Pengertian dari keseluruhan adalah lebih dari sekedar penjumlahan atau susunan (aggregate), yaitu terletak pada kegiatan (power) yang dihasilkan oleh keseluruhan itu jauh lebih besar dari suatu penjumlahan atau susunan.
Apabila dalam aljabar 1 ditambah 1 adalah 2, maka dalam sistern 1 ditambah 1 tidak sama dengan 2, nilainya bisa tak berhingga. Dalam dunia nyata.
Pada sistem hidup, tubuh manusia merupakan keseluruhan interaksi dari otak, paru, jantung, dan pencernaan melalui jaringan syaraf, kekuatannya jauh lebih besar dibandingkan mayat manusia yang merupakan penjumlahan atau susunan otak, paru. jantung, pencernaan yang tidak interaktif
Pada sistem fisik dinding bata merupakan keseluruhan interalai batu bata melalui semen pengikat, kekuatannya jauh lebih besar dibandingkan tumpukan atau susunan batu buta berbentuk dinding tanpa semen pengikat atau tidak interaktif.

Pada sistem non-fisik. organisasi bisnis merupakan keseluruhan interaksi dari bagian produksi, pemasaran, keuangan dan personalia melalui jaringan kerjasama tim kekuatannya jauh lebih besar dibandingkan organisasi bisnis dan merupakan keseluruhan interaksi dari bagian produksi, pemasaran, keuangan dan personalia yang berjalan sendiri-sendiri.
Pengertian inter-aksi adalah pengikat atau penghubung antar unsur, yang memberi bentuk/struktur kepada obyek, membedakan dengan obyek lain, dan mempengaruhi perilaku dari obyek.

Pada sistem hidup, otot rangka adalah pengikat antara otak, paru, jantung, dan pencernaan akan memberikan bentuk tubuh manusia. Otot rangka ini yang membedakan bentuk manusia dengan makhluk lain misalnya siput (otot tanpa rangka). Jika otot kaki kiri lumpuh, maka kaki akan mengecil, dan bentuk tubuh akan pincang. Perbedaan kelengkapan jaringan otot ini sekaligus mempengaruhi perilaku dari objek.

Pada sistem non-fisik. struk-tur organisasi adalah pengikat dari bagian produksi, pemasaran keuangan dan personalia, yang memberi bentuk dan membedakan antara satu organisasi bisnis dengan lainnya. Perbedaan jenis dan kelengkapan struktur organisasi ini mempengaruhi perilaku dan unjuk kerja organisasi bisnis. Ini umpamanya tampak pada perilaku dan unjuk kerja jenis organisasi sederhana yang berbeda dengan organisasi besar atau konglomerat, serta organisasi birokrasi berbeda dengan organisasi profesional berbasis kepakaran.

Pengertian unsur adalah benda, baik konkrit atau abstrak, yang menyusun obyek sistem. Unjuk kerja dari sistem ditentukan oleh fungsi unsur. Gangguan salah satu fungsi unsur mempengaruhi unsur lain sehingga mempengaruhi unjuk kerja sistem sebagai keseluruhan. Unsur yang menyusun sistem ini disebut juga bagian sistem atau sub-sistem.

Pengertian obyek adalah sistem yang menjadi perhatian dalam suatu batas tertentu sehingga dapat dibedakan antara sistem dengan lingkungan sistem artinya semua yang di luar batas sistem adalah lingkungan sistem. Pada umumnya, semakin luas bidang perhatian semakin kabur batas sistem. Demikian juga sebaliknya, semakin spesifik/konkrit obyek semakin jelas batas sistem. Dengan demikian, jelas bahwa batas obyek dengan lingkungan cenderung bersifat mental atau konseptual, terutama terhadap obyek-obyek non-fisik.
Pada sistem hidup, tubuh manusia yang sangat jelas batasnya adalah postur tubuh manusia yang hidup dalam lingkungan kelompok, sedangkan kelompok akan kabur batasnya dalam lingkungan sosial.
Pada sistem fisik, dinding rumah jelas batasnya dengan lingkungan taman, demikian juga dinding berbatas dengan lantai dan atap dari sebuah rumah. Di sini, lantai dan atap dapat menjadi lingkungan-dari sistem dinding rumah.
Pada sistem non-fisik, perusahaan (dalam bentuk fisik) sangat jelas batasnya dengan lingkungan wilayah, sedangkan perusahaan dalam bentuk organisasi akan kabur batasnya dengan lingkungan pasar. Demikian juga pasar domestik sulit dibatasi dengan pasar regional dan pasar global.
Selanjutnya, pengertian batas antara sistem dengan lingkungan tersebut memberikan dua jenis sistem, yaitu sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup adalah sebuah sistem dengan batas yang diantcap kedap (tidak tembus) terhadap pengaruh lingkungan. Sistem tertutup itu hanya ada dalam anggapan (untuk analisis), karena pada kenyataan sistem selalu berinteraksi dengan lingkungan, atau sebagai sebuah sistem terbuka.
Pada sistem hidup, sistern tubuh manusia rentan terhadap faktor di luar tubuh manusia seperti perubahan iklim yang dapat mengakibatkan daya tahan tubuh menurun sehingga tubuh menjadi sakit.

Pada sistem fisik, dinding rumah jelas batasnya dengan lingkungan taman, demikian juga dinding berbatas dengan lantai dan atap dari sebuah rumah. Di sini, dinding berinteraksi dengan lingkungan yang lebih luas. yaitu sistem lingkungan alam yang dapat mempengaruhi dinding, misalnya dinding berlumut akibat hujan dan panas.

Pada sistem non-fisik, organisasi bisnis merupakarn keseluruhan interaksi dari bagian produksi, pemasaran, keuangan dan personalia melalui jaringan kerjasama tim. Sistem ini berinteraksi dengan lingkungan yang terdiri dari pemasok, pesaing, konsumen, pasar domestik, regional, dan global, sehingga cenderung sebagai sistem terbuka.

Pengertian tujuan adalah unjuk kerja sistem yang teramati atau diinginkan. Unjuk kerja yang teramati merupakan hasil yang telah dicapai oleh kerja sistem, yaitu keseluruhan interaksi antar unsur dalam batas lingkungan tertentu. Di lain pihak, unjuk kerja yang diinginkan merupakan hasil yang akan diwujudkan oleh sistem melalui keseluruhan interaksi

Berpikir Sistemik

Syarat awal untuk memulai berpikir sistemik adalah adanya kesadaran untuk mengapresiasi dan memikirkan suatu kejadian sebagai sebuah sistem (systemic approach). Kejadian apapun baik fisik maupun non-fisik, dipikirkan sebagai unjuk kerja atau dapat berkaitan dengan unjuk kerja dari keseluruhan interaksi antar unsur sistem dalam batas lingkungan tertentu.

Pada sistem hidup, kejadian pusing kepala dalam tubuh manusia merupakan keseluruhan interaksi dari otak, paru, jantung, dan pencernaan melalui jaringan syaraf. Pusing kepala karena kurangnya aliran darah dari jantung ke otak, dapat disebabkan penyempitan pembuluh darah di jantung yang dapat membawa sesak napas pada paru, dan pusing yang berat juga dapat disertai dengan mual yang mengganggu pencernaan.

Pada sistem fisik, kejadian gangguan fungsi bata, misalnya rapuh, karena tekanan beban mengakibatkan bata-bata yang berdekatan dinding menjadi retak-retak, sehingga keseluruhan dinding juga menjadi rapuh. Ini dapat disebabkan oleh jenis bata bermutu rendah dan ukuran bata yang tidak standar, yang berkaitan dengan sistem yang lain, yaitu produsen batu bata.

Pada sistem non-fisik, kejadian penurunan nilai penjualan organisasi bisnis merupakan keseluruhan interaksi dari bagian produksi, pemasaran, keuangan dan personalia melalui jaringan kerjasama tim. Penurunan nilai penjualan tersebut disebabkan kelemahan armada pemasaran, tetapi hal itu dapat berkaitan dengan kelambatan penyerahan karena ketidaklancaran produksi, yang dapat herhubungan dengan hambatan pembelian bahan baku karena kelalaian personalia dalam penyelesaian transaksi keuangan dengan pemasok­.
Berdasarkan adanya pemahaman tentang kejadian sistemik tersebut, berikut ini ada lima langkah yang dapat ditempuh untuk menghasilkan bangunan pemikiran (mode) yang bersifat sistemik, yaitu: i) identifikasi proses menghasilkan kejadian nyata; ii) identifikasi kejadian yang diinginkan; iii) identifikasi kesenjangan antara kenyataan dengan keinginan; iv) identifikasi dinamika menutup kesenjangan; v) analisis kebijakan.

i).Identifikasi Proses Menghasilkan Kejadian Nyata
Identifikasi proses yaitu mengungkapkan pemikiran tentang proses nyata (actual transformation) yang menimbulkan kejadian nyata (actual state). Proses nyata itu merujuk kepada objektivitas dan bukan proses yang dirasakan atau subyektivitas. Pertanyaannya adalah begini: apa penyebab langsung suatu kejadiaan?

Pada sistem hidup, kejadian pusing kepala dalam tubuh manusia disebabkan kurangnya aliran darah dari jantung ke otak. Ini adalah obyektif atau kebenarannya tidak diragukan lagi menurut ilmu kedokteran. Jika dikatakan bahwa pusing disebabkan kurang makan, maka akan jadi perdebatan karena orang yang melakukan puasa tidak pernah pusing, bahkan tambah tenang kepalanya dengan puasa. Jadi, pemikiran bahwa pusing karena kurang makan itu adalah subyektif pada kasus tertentu dan bukan suatu pengetahuan yang diakui umum kebenarannya.

ii)Identifikasi Kejadian Diinginkan
Langkah kedua adalah memikirkan kejadian yang seharusnya, yang diinginkan, yang dituju, yang ditargetkan ataupun yang direncanakan (desired state). Oleh karena keharusan, keinginan, target dan rencana itu merujuk kepada waktu mendatang, disebut juga pandangan ke depan atau visi. Agar visi tidak dianggap mimpi, maka visi yang baik perlu dirumuskan dengan kriteria layak (feasible) dan dapat diterirna (acceptable). Layak artinya dapat diantisipasi akan menjadi kenyataan sedangkan dapat diterima artinya dapat diantisipasi tidak akan menimbulkan pertentangan. Dengan kedua kriteria ini berarti memikirkan limit kejadian yang akan direncanakan dimana unjuk kerja sistem akan bersifat mantap (stable) dalam perubahan cepat (dynamic) masa lampau dan mendatang.
Pada sistem hidup, keinginan manusia olah ragawan untuk kuat jasmani, pengertian kekuatan, fisik olah ragawan memiliki limit layak yang dapat diterima, yaitu dapat mengangkat beban seperempat ton. Jika keinginan itu di luar standar yaitu dapat mengangkat beban satu ton, maka jelas tidak layak dan menimbulkan pertentangan, yang kalau keinginan itu dipaksakan sistem tubuh olah ragawan itu nanti akan goyah bahkan ambruk.
Pada sistema fisik, tujuan dinding bata sebuah rumah adalah untuk rnemberikan batas wilayah rumah. Ini adalah benar menurut konsep ilmu teknik sipil. Jika keinginan tersebut di luar kelayakan yaitu memberikan perlindungan terhadap gangguan pencurian akan menjadi kurang layak, karena perlindungan terhadap pencurian tidak selalu ditentukan oleh dinding rumah.
Pada sistem non-fisik, tujuan perusahaan adalah ingin meningkatkan nilai penjualan 10 kali lipat dalam 5 tahun sesuai dengan limit perkembangan permintaan pasar. Jika dipaksakan di luar permintaan pasar ingin meningkatkan nilai penjualan 20 kali lipat, itu artinya di luar limit permintaan pasar dan akan mengakibatkan kelebihan pasokan, yang akhir membawa sistem perusahaan menjadi labih bahkan kollaps.

iii)Identifikasi Kesenjangan antara Kenyataan dengan Keinginan
Langkah ketiga adalah memikirkan tingkat kesenjangan antara kejadian aktual dengan seharusnya. Kesenjangan tersebut adalah masalah yang harus dipecahkan.
Pada sistem non-fisik keinginan perusahaan meningkatkarn nilai penjualan 10 kali lipat dalam 5 tahun sesuai dengan limit perkembangan permintaan pasar. Antara nilai penjualan nyata dengan yang diinginkan terdapat kesenjangan pelipatan 10 kali lipat yang harus dicapai atau diatasi.

Iv).Identifikasi Mekanisme Menutup Kesenjangan
Langkah keempat adalah identifikasi mekanisme tentang dinamika variabel-variabel untuk mengisi kesenjangan antara kejadian nyata dengan kejadian yang diinginkan. Dinamika tersebut adalah aliran informasi tentang keputusan-keputusan yang telah bekerja dalam sistem. Keputusan-­keputusan tersebut pada dasarnya: adalah pemikiran yang dihasilkan melalui proses pembelajaran (learning), yang dapat bersifat reaktif ataupun kreatif. Pemikiran reaktif ditunjukkan oleh aksi yang bentuk atau polanya sama dengan tindakan masa lampau dan kurang antisipatif terhadap kemungkinan kejadian masa mendatang. Sedang pemikiran kreatif ditunjukkan oleh aksi yang bentuk atau polanya berbeda dengan tindakan masa lampau, yang dapat bersifat penyesuaian tindakan masa lampau (adjustment) ataupun berorientasi kemasa datang (visionary) dengan tindakan yang bersifat baru atau terobosan.
Sebagai sebuah proses dinamis, mekanisme tersebut bekerja dalam dimensi waktu, di mana perencanaan suatu tindakan ke pelaksanaannya memerlukan waktu tunda (delay), sementara sistem yang ada tetap bekerja menghasilkan kinerja dan mempengaruhi tingkat kesenjangan antara kejadian aktual dengan seharusnya. Suatu rumusan mekanisme interaksi dinamis menyeluruh yang dapat dipertanggungjawabkan, pada umumnya bersumber dari hasil pembahasan untuk penyatuan pendapat (share vision) unsur yang berkepentingan (stake-holders). Dalam sebuah penelitian atau pengkajian, di mana peneliti mencoba mengisolasi dan menggali informasi dari para unsur yang berkepentingan (tanpa melalui pembahasan), rumusan mekanisme interaksi tersehut adalah hasil dari penggunaan teknik pemetaan kognitif (cognitive map) atau pemetaan sebab-akibat (causal map) tentang aliran informasi dan proses keputusan dalam sistem.

Dalam sistem dinamis, proses perumusan mekanisme tersebut pada dasamya adalah penyederhanaan kerumitan untuk menciptakan sebuah konsep model (mental model). Penanganan kerumitan ini berarti membuat penyerhanaan terhadap kerumitan, namun penyederhanaan bukan berarti mengabaikan unsur-unsur yang saling mempengaruhi yang membentuk unjuk kerja sistem secara keseluruhan. Ada dua jenis kerumitan yang perlu disederhanakan, yaitu kerumitan rinci dan kerumitan perubahan. Kerumitan rinci (detail complexity) yaitu menyangkut ciri dan cara bekerja unsur-unsur yang terlibat dalam sistem yang diamati dalam mengisi kesenjangan. Kerumitan perubahan (dynamic complexity) yaitu menyangkut proses dan kecepatan/ kelambatan walau yang diperlukan sistem dalam mengisi kesenjangan. Hasil penyederhanaan pemikiran tersebut dalam bentuk simpal-simpal (loops) umpan balik, yang menunjukkan struktur dan mekanisme dinamis mempengaruhi proses nyata dalam menciptakan kejadian nyata. Sampai di sini berarti kita telah dapat membuat penjelasan tentang dinamika struldurol (structural dynarnics) suatu sistem yang diamati.

v).Analisis Kebijakan. Langkah kelima adalah analisis kebijakan, yaitu menyusun alternatif tindakan atau keputusan (policy) yang akan diambil untuk mempengaruhi proses nyata (actual transformation) sebuah sistem dalam menciptakan kejadian nyata (actual state). Keputusan tersebut dimaksudkan untuk mencapai kejadian yang diinginkan (desired state).
Alternatif tersebut dapat satu atau kornbinasi bentuk-bentuk intervensi, baik yang bersifat struktural atau fungsional. Intervensi strukrtural artinya mempengaruhi mekanisme interaksi pada sistem, sedangkan intervensi fungsional artinya mempengaruhi fungsi unsur dalam sistem pengembangan dan penetapan alternatif intervensi tersebut, biasanya dipilih setelah melakukan pengujian (dapat dengar simulasi komputer ataupun simulasi pendapat) berdasarkan dua kriteria, yaitu aman (unrisky) dan manjur (effective). Aman artinya jalan tersebut tidak mengakibatkan sistem secara keseluruhan labil atau kollaps. Manjur artinya berfungsi untuk mencapai kejadian yang diinginl:an.
Pada sistem hidup, keinginan olah ragawan agar dapat mengangkat beban 250 ton dari kondisi sekarang 150 kg, telah memilih salah satu jalan, yaitu latihan olah raga sendiri. Untuk mempercepat daya angkat olah ragawan tersebut perlu merancang keputusan/tindakan intervensi dalam mendukung latihan olehraga sendiri. Bentuk-bentuk intervensi fungsional, misalnya diperlukan penyempurnaan ciri unsur tempat latihan, sarana latihan, program latihan. Di samping itu diperlukan rancangan ulang pengaturan cara dan waktu sesuai dengan tempat, sarana, dan program latihan. Alternatif intervensi struktural yang mengubah mekanisme dalam sistern, misalnya lomba langsung dengan lawan nyata, tanpa melalui persiapan dengan lawan tanding. Ini adalah pilihan tidak aman, karena dapat diperkirakan olah ragawan akan kalah dan ambruk.
Pada sistem fisik, keinginan untuk memperjelas kekaburan batas wilayah rumah dengan dinding pembatas, misalnya membuat dinding bata yang tinggi sehingga bebas dari pandangan tetangga. Bentuk-bentuk intervensi fungsional misalnya diperlukan peningkatan jumlah dan kecepatan pengadaan bahan-bahan bangunan, jumlah dan mutu tenaga kerja untuk mendukung pembuatan dinding bata tersebut.
Tindakan atau keputusan yang dipikirkan tersebut, yang berfungsi mengisi kesenjangan yang timbul akibat perbedaan antara kejadian nyata dengan kejadian yang diinginkan. Apabila tindakan tersebut bekerja di dalam sistem akan memberikan masukan atau mengoreksi kejadian nyata menuju kejadian yang diinginkan. Dalam proses berpikir tersebut, seperti telah dijelaskan, ringkasnya mengandung empat ciri: yaitu: pertama, penyederhanaan kerumitan interaksi antar unsur; kedua, mempertimbangkan pengaruh waktu dalam interaksi antar unsur; ketiga, mengantisipasi kejadian ke depan sebagai hasil dari tindakan/keputusan sekarang, dan; keempat tindakan/keputusan tersebut adalah hasil analisis sistem untuk mengoreksi kejadian nyata waktu lampau. Kekuatan dari proses berpikir sistemik tersebut terletak pada kemampuan penstrukturan sistem untuk menjelaskan perilaku sistem.